Dingo Media: Jak jsme mediální agentuře pomohli bez stresu přejít z nevyhovujícího CRM a sjednotit obchod s projektovým řízením
Obchodní tým s obrovskou volností, kampaně od online RTB až po televizní reklamu a vedení, které se děsilo migrace tisíců dat ze starého systému. Přečtěte si, jak jsme agenturu Dingo Media bezpečně převedli do Pipedrive, propojili v něm sales s produkcí a ušetřili managementu týdny práce o víkendech.
O klientovi: Full-service s důrazem na rozmanitost a svobodu
Dingo Media (dceřiná společnost původní agentury Digital Ad) je mediální agentura, která je na trhu 8 až 9 let. Původně začínali v onlinu s důrazem na RTB, ale na poptávku klientů se rozrostli do full-service agentury nakupující i televizi, rádia nebo billboardy.
Dnes mají kolem 20 lidí a stabilní portfolio středně velkých klientů napříč obory – od farmacie přes automotive až po e-shopy (B2B i B2C). Tato oborová diverzifikace je mimochodem zachránila i během pandemie (výpadek kulturních akcí vyvážil raketový růst knižních vydavatelství).
O akvizici se stará šestičlenný obchodní tým, který má velkou autonomii. Obchodníci nejsou striktně děleni podle regionů nebo oborů. Mohou si vybírat klienty podle toho, co je jim blízké (někdo rád cestuje na Moravu, někdo preferuje kosmetiku v Praze). Jediné, co se hlídá, je dostatečná výše marketingového rozpočtu a to, aby si obchodníci navzájem nekonkurovali.
Výzva: Konec limitům starého systému a strach ze změny
Agentura 5 let využívala systém Insightly, a to nejen pro samotný prodej, ale i pro následný projektový management a administraci spuštěných kampaní. Systém však přestal technologicky stačit, nové funkce nepřibývaly a agentura narazila na limity svého předplatného. Upgrade by znamenal dvojnásobné náklady.
Bára, která má obchodní tým na starosti, se ale změny obávala. „Změně CRM jsem se vyhýbala, jak dlouho to šlo. Bála jsem se toho jako čert kříže. Čekala jsem nějaký horor a hysterie ohledně přenosu tisíců dat byla obrovská,“ přiznává otevřeně.
Cílem bylo najít systém, který opět zvládne pokrýt obě fáze: jak obchodní část, tak i následnou exekutivu (realizaci kampaní). Po otestování zhruba pěti řešení (včetně Raynetu či Freela) vyšel jako jasný vítěz Pipedrive.
Řešení: Převedení obchodních cílů do systémové architektury s Dáváme
Vzhledem k obavám z migrace a nutnosti udržet agenturu v běžném chodu se Dingo Media obrátili na nás. Projekt si vzal na starost náš expert Lukáš Novotný.
- Pečlivá příprava: Celý proces od úvodní schůzky po spuštění trval 3 měsíce. Ladily se dashboardy, automatizace a budoucí podoba procesů.
- Migrace bez výpadků: Přechod se odehrál v podstatě "přes noc". Nový systém se připravil paralelně, aby při vypnutí starého nedošlo k žádné ztrátě dat v pomyslném vakuu.
- Klid pro management: „Fascinovala mě Lukášova schopnost přeložit naši lidštinu do IT jazyka. Nedokážu si představit, že bychom si to dělali sami. Stálo by mě to několik týdnů práce po víkendech, zatímco my jsme se potřebovali věnovat běžícímu byznysu. Takhle jsme si na schůzce řekli, co potřebujeme, a pak jsme to mohli pustit z hlavy,“ pochvaluje si spolupráci Bára.
- Pečlivá příprava: Celý proces od úvodní schůzky po spuštění trval 3 měsíce. Ladily se dashboardy, automatizace a budoucí podoba procesů.
- Migrace bez výpadků: Přechod se odehrál v podstatě "přes noc". Nový systém se připravil paralelně, aby při vypnutí starého nedošlo k žádné ztrátě dat v pomyslném vakuu.
- Klid pro management: „Fascinovala mě Lukášova schopnost přeložit naši lidštinu do IT jazyka. Nedokážu si představit, že bychom si to dělali sami. Stálo by mě to několik týdnů práce po víkendech, zatímco my jsme se potřebovali věnovat běžícímu byznysu. Takhle jsme si na schůzce řekli, co potřebujeme, a pak jsme to mohli pustit z hlavy,“ pochvaluje si spolupráci Bára.
Výsledky: Wow efekt z e-mailů a zapojení celé agentury
Očekávaný horor z přechodu na nový systém se nekonal. Tým si díky intuitivnosti Pipedrive (a podobnosti některých principů s předchozím CRM) zvykl velmi rychle.
Co implementace přinesla v praxi:
- Zásadní objev (Wow efekt): Insightly neumělo plnohodnotnou integraci e-mailů. V Pipedrive nyní všichni vidí strukturovanou komunikaci u každého dealu. Když má někdo dovolenou, zástup přesně ví, co se s klientem řešilo, a může plynule navázat.
- Jeden systém pro celou firmu: Pipedrive neotevírají ráno jen obchoďáci. Funguje jako To-Do list pro každého. Úkoly v něm vyskakují i PPC specialistům (např. nutnost zkontrolovat a optimalizovat kampaň).
- Přesné podklady pro fakturaci: Aktivity a jejich délka se v systému pečlivě evidují, z čehož agentura následně tvoří reporty pro klienty a fakturuje odvedenou práci.
- Konec mrtvých leadů: Do systému se nastavily kontrolní mechanismy, které manažersky hlídají, aby žádný rozpracovaný deal nezůstal zapomenut bez naplánované aktivity.
- Zásadní objev (Wow efekt): Insightly neumělo plnohodnotnou integraci e-mailů. V Pipedrive nyní všichni vidí strukturovanou komunikaci u každého dealu. Když má někdo dovolenou, zástup přesně ví, co se s klientem řešilo, a může plynule navázat.
- Jeden systém pro celou firmu: Pipedrive neotevírají ráno jen obchoďáci. Funguje jako To-Do list pro každého. Úkoly v něm vyskakují i PPC specialistům (např. nutnost zkontrolovat a optimalizovat kampaň).
- Přesné podklady pro fakturaci: Aktivity a jejich délka se v systému pečlivě evidují, z čehož agentura následně tvoří reporty pro klienty a fakturuje odvedenou práci.
- Konec mrtvých leadů: Do systému se nastavily kontrolní mechanismy, které manažersky hlídají, aby žádný rozpracovaný deal nezůstal zapomenut bez naplánované aktivity.
Plány do budoucna: Fakturace a neustálá evoluce
Zatímco starý systém stagnoval, Pipedrive Dingo Media baví tím, že se neustále vyvíjí. Agentura nechtěla hned na začátku "přepálit" start a přenést do CRM úplně všechny procesy naráz. Nyní, když si systém sedl a získal si důvěru týmu, postupně ladí nová workflows a aktuálně pracují i na přesunu fakturace přímo do prostředí Pipedrive.
Podcast: CRM není jen o implementaci. Je hlavně o tom, jestli lidem usnadní práci a firmě přinese reálné výsledky.
CRM vás nespasí, pokud ho lidé nebudou rádi používat. Své o tom ví Barbora Blažková z Dingo Media, která v našem podcastu #BusinessTalk naservírovala velkou dávku upřímnosti. Společně s Tomášem probrali, proč je i ta nejlepší implementace teprve začátek a na čem reálně stojí úspěch celého systému. Bojujete se zavedením CRM? Poučte se z praxe ostatních.
Slouží nyní celé agentuře pro sledování úkolů a jako podklad pro fakturaci.
Konkurenčních CRM systémů, které agentura reálně testovala (vč. Raynetu a Freela), než vyhodnotila Pipedrive jako absolutní jedničku.
Pečlivé přípravy, díky které se podařilo obrovskou migraci dat překlopit „přes noc“ s nulovým výpadkem provozu
Máte zájem o vlastní řešení?
Spojíme se s vámi, projdeme vaše procesy a řekneme vám, jak věci dělají úspěšné firmy. Pokud vás to zaujme, ukážeme vám, jak postupovat a pomůžeme s celým procesem vaší digitální transformace.
